الف- قبل از افتتاح:
1-حضور مدیر سالن در زمان تحویل گرفتن سالنهای تحت پوشش با دقت و نظارت بر امر فوق تا هنگام تخلیه کامل سالن و تحویل به شرکت سهامی در موعد مقرر.
2- استقرار در محل تعیین شده سالن و نظارت بر خط کشی و گونیا نمودن محل غرف طبق نقشه جانمائی تائید شده توسط مدیرت طراحی و غرفه آرایی.
3- نظارت بر رعایت حریم فاصله یک متری پشت غرفه ها از دیوار سالن ونظارت ویزه بر رعایت حریم درب های اضطراری سالن وحریم تاسیسات سالن ( کانالهای تهویه و... )
4- نظارت بر رعایت حریم راهرو ها برابر نقشه تائید شده و مقررات مربوطه.
5- نظارت بر رعایت حریم ارتفاع مجاز در هر یک از سالنها بر اساس جدول مصوب ( مندرج در مجموعه مقررات )
6- نظارت و کنترل عدم ورود خودرو به داخل سالن جهت جلوگیری از تخریب و آسیب به موکت و دیواره غرف.
7- راهنمایی مشارکت کنند گان جهت اجرا و چیدمان غرف با رعایت کلیه دستور العملهای شرکت سهامی نمایشگاهها.
8- هماهنگی با ناظرین غرفه آرائی در خصوص هرگونه اصلاح یا تغییرات غرف خود ساز و پیش ساخته.
9- نظارت بر اجرای غرف پیش ساخته مطایق نقشه.
10- نظارت براجرای مناسب نصاب موکت از لحاظ انطباق نوع موکت زمان و نحوه اجرا و رعایت ترکیب رنگ بندی مصوب.
11- مدیران سالن موظف به آگاهی و احاطه کامل به مجموعه مقررات غرفه آرائی جهت امور نظارتی بوده و عدم اطلاع ویا اطلاع ناقص از مقررات مربوطه رافع مسئولیت های آنان نخواهد بود.
12- نظارت بر درخواست انشعاب آب و برق غرفه یا بهره برداری از تجهیزات موجود در سالن از طریق مجری نمایشگاه با اخذ مجوز از مدیریت ساختمان و تاسیسات انجام پذیرد و از تماس با پرسنل شرکت و پیمانکار تحت پوشش جهت انجام امور خود پرهیز نماید.
13- مدیران سالن ملزم به نظارت بر رعایت دستور العملهای جاری مدیریت ساختمان و تاسیسات توسط مشارکت کنندگان می باشد.
14- پیگیری عدم بهره برداری بدون مجوز از تجهیزات موجود سالنها از قبیل تاسیسات ( به صورت سلیقه ای ) از طریق مجری نمایشگاه و هماهنگی در خصوص نحوه واگذاری صحیح توسط راهبر با نمایندگان مدیریت ساختمان و تاسیسات انجام گیرد.
15- کنترل و جلوگیری از فعالیت پرسنل غیر فنی در پیاده سازی تاسیسات الکتریکی توسط مجری نمایشگاه با توجه به حساسیتهای موجود و در صورت لزوم با هماهنگی پرسنل محترم حراست نسبت به جلوگیری از ادامه فعالیت اقدام نمایند.
16- مدیران سالن موظف به جلوگیری از حمل ضایعات غرفه سازی توسط شرکت کنندگان و تخلیه آن در ورودی سالنها می باشند.
17-کنترل و جلوگیری از عدم فعالیت در خصوص افرادی که به هر دلیل بدون مسئولیت اقدام به استفاده از انشعاب تاسیسات الکتریکی و مکانیکی داخل سالن می نمایند.( با هماهنگی پرسنل محترم حراست)
18-شناسایی نواقص سالن وسعی در رفع آنها با همکاری واحد های ذیربط و هماهنگی با مدیر فنی نمایشگاه.
19-اعلام و گزارش نواقص ( خدمات . تاسیسات . برق . گرما . سرما و... ) به مدیر فنی نمایشگاه در ستاد برگزاری و مدیریت نمایشگاههای داخلی همچنین رعایت حریم تاسیسات سالن ( کانالهای تهویه و ... )
20-دریافت نقشه بروز شده سالن از مدیرفنی ستاد برگزاری و نظارت بر انجام امور ساخت و ساز غرفه های خودساز طبق نقشه تصویب شده توسط بخش فنی و مدیریت طراحی و غرفه آرایی نمایشگاه و کنترل فرم های مجوز غرفه سازان خود ساز .(نظارت دقیق بر نقطه و ارتفاع)
21-ارائه گزارشات روزانه مربوطه به عملیات ساخت و ساز در سالن ها به مدیریت امور نمایشگاههای داخلی و اعلام زمان پایان ساخت و ساز به مسئولین غرفه های خود ساز بمنظور اتمام غرفه سازی.
22-بررسی وضعیت اطراف سالن از نظر نظافت و جلوگیری از انباشتن زباله در جلوی درب ورودی سالنها وسایر مواردی که نیاز به ترمیم داشته باشد و بطور کلی موارد زیبا سازی اطراف سالن.
23-داشتن اشراف به نقشه ها و شناسایی غرفه ها و هدایت و راهنمایی شرکت کنندگان طبق نقشه های اجرایی.
24-نظارت بر عملیات ساخت و ساز غرفه ها بر اساس مقررات اعلام شده از لحاظ رعایت موارد ایمنی و دستورالعملهای مدیریت طراحی و غرفه آرائی و نظارت بر عدم استفاده از مصالح غیر مجاز بر اساس موارد اعلامی توسط مدیریت طراحی و غرفه آرائی .
25-ارائه گزارشات مربوط به بروز خسارت به سالنهای نمایشگاه به ستاد اجرائی نمایشگاه.
26-تکمیل و تائید فرم ورود و خروج کالا از سالن قبل از برگزاری ( لوازم برپائی غرفه ها)
27-نظارت دقیق و پیگیری موارد رعایت مقررات غرفه آرایی در خصوص ساخت و ساز غرفه ها.
28-نظارت بر ساعات شروع و خاتمه غرفه سازی و چیدمان کالا طبق مقررات اعلام شده در اطلاعیه نمایشگاه.
29- دریافت لیست غرفه های ریالی و ارزی از ستاد برگزاری و نظارت بر اجرای دقیق آن طبق مقررات شرکت سهامی نمایشگاههای بین المللی.
30-اخذ تسویه حساب غرفه ها و سپس تحویل فضای مربوطه به انان و نگهداری یک فقره تصویر تسویه حساب و فرم خودساز و طرح های مربوطه.
31-نظارت بر اخذ مجوز فعالیت افراد مستقر در غرف(حفاظت فیزیکی)
ب- دوران برگزاری:
1-حضور به موقع و استقرار در محل تعیین شده (مدیر سالن ) و نظارت دقیق بر کلیه امور سالن تحت پوشش در تمام ساعات برگزاری نمایشگاه.
تبصره1) حضور مدیران سالن راس ساعت 7:30 صبح و قبل از بازگشایی در جلوی سالن برای نظارت بر عملیات فک پلمپ از سوی اداره ی حفاظت فیزیکی.
2- نصب نقشه سالن در اتاق مدیریت.
3- همکاری با مدیریت حراست و انتظامات و خدمات نمایشگاه.
4- گزارش موارد خلاف ارزی و ریالی به مسئولین ارزی و ریالی(گروه مربوطه ) در پایان روز اول برگزاری نمایشگاه جهت انعکاس به کمیته ارزی و ریالی شرکت سهامی نمایشگاههای بین المللی.
5- پیگیری و شناسائی نواقص و مشکلات احتمالی سالن تحت پوشش و ارائه گزارش به ستاد برگزاری به منظور رسیدگی و رفع نواقص در اسرع وقت.
6- نظافت بر پاکیزگی سالن و محوطه اطراف آن در ایام برگزاری و حریم پشت غرفه ها.
7- اعلام ساعات کار روزانه نمایشگاه به شرکت کنندگان و بازدیدکنندگان.
8- نظارت بر انطباق کارت شناسایی معتبر برروی سینه غرفه داران در طول برگزاری نمایشگاه.
9- نظارت کامل بر عملکرد گروههای کاری مستقر در سالن(راهنما، مسئول پیش ساخته، مسئول برق)
10- ممانعت و جلوگیری از توزیع جزوات و کتب تبلیغاتی، غذا و غیره توسط افراد متفرقه در سالن و گزارش به ستاد.
11- ارائه گزارشات روزانه از روند برگزاری نمایشگاه و مقامات بازدیدکننده از سالن به مدیریت امور نمایشگاههای داخلی.
12- اطلاع رسانی و توزیع اطلاعیه های صادره از ستاد برگزاری در سالن به غرفه داران مستقیماً یا از طریق سیستم های اطلاع رسانی.
13- همراهی مقامات و مدعوین و همراهان ایشان هنگام بازدید از غرفه ها و حتی المقدور جلوگیری از انبوه و ازدحام جمعیت.
14- نظارت بر تبلیغات غرفه داران به وسیله لوازم صوتی و تصویری (دارای مجوز روابط عمومی شرکت)
15- اعلام رعایت موازین شرعی در خصوص رعایت حجاب برای خانم ها و آقایان طبق دستورالعمل مدیریت حراست شرکت سهامی نمایشگاهها.
16- جلوگیری از نصب هرگونه تابلوی غیراستاندارد در بالای غرفه و گزارش موارد خلاف به ستاد برگزاری.
17- مشارکت در جلسه هماهنگی در پایان هر روز با مسئولین ستاد برگزاری.
18- انعکاس نظرات و پیشنهادات و مشکلات غرفه داران به مسئولین ستاد برگزاری.
19- سعی در حل و فصل اختلاف غرفه داران همچنین رفع موانع و مشکلات غرفه داران و بازدیدکنندگان و ارائه راهنمایهای لازم.
20- نظارت و ممانعت از حمل و نقل و جابه جایی کالاها در ساعات برگزاری نمایشگاه و ممانعت از ورود چرخ دستی (در موارد اضطراری با مجوز کتبی ستاد برگزاری امکان پذیر می باشد.).
ج- پایان نمایشگاه:
1-نظارت و تایید برگه های خروجی کالا از غرفه توسط شرکت کنندگان پس از اخذ مجوز خروج از ستاد برگزاری
2- نظارت و مراقبت مستمر در مورد خروج کالاها از سالن و نظارت بر عدم خروج کالاهای شرکت از قبیل کپسول اتش نشانی از سالن.
3- نظارت بر جمع آوری کلیه تجهیزات از قبیل کابل های برق، دستگاه تلفن و وسائل صوتی با همکاری و هماهنگی با واحد ذیربط.
4- نظارت بر جمع آوری کالاها و اعلام مستمر ساعات شروع و خاتمه جمع آوری از طریق اطلاعیه های کتبی و سیستم اطلاع رسانی برای اطلاع غرفه داران و تاکید بر مراقبت از غرفه های خودساز و سعی و کوشش جهت تخلیه سالن در زمان مقرر 48 ساعته.
5- رسیدگی به شکایات و مشکلات غرفه داران در خصوص کالاهای نمایشی و خروج آن از محوطه سالن.
6- حضور مدیر سالن در زمان تحویل دادن سالن تحت پوشش به مدیریتهای مربوطه شرکت سهامی نمایشگاهها و با تایید صورتجلسه های مربوطه.
7.نظارت بر جمع اوری کامل غرف خودساز و تخلیه غرفه از نخاله.
8 . ارایه گزارش روزانه از روند تخلیه نمایشگاه به مدیریت امور نمایشگاههای داخلی.