بهبود از آنچه که تاکنون بوده است به آنچه که باید باشد. منظور ، بهبود در طراحی ، عملکرد ، طول عمر، قابلیت تولید ، قابلیت نگهداری ، خدمات و ضمانت ، بهبود در اندازه ، شکل ، خصوصیات ،سبک ،ظاهر و مشخصات، بهبود در کیفیت ، قابلیت اطمینان ، هزینه و ... است .بهبود در کلیه امور ، در کلیه موارد ، در تمامی بخش ها و در تمامی جنبه ها مطرح است . به عبارت واضح تر کیفیت مستمر و در کلیه موارد یاد شده مورد نظر است .
مایلز در کتاب خود در مورد تحلیل و مهندسی ارزش، تعریفی به این شرح ارائه نموده است: «تحلیل و مهندسی ارزش رویکردی سامان یافته و خلاق است که هدف آن تعیین دقیق و کارآمد هزینه های غیر ضروری است، هزینه هایی که صرف آنها هیچیک از جنبه های کیفی، کاربردی، مشتری مداری و ظاهری را بهبود نمی‌دهد.»
مهندسی ارزش برای تعیین میزان تحقق ارزش حقیقی الزامات طرحی را مورد بررسی قرار می دهد، به دنبال تحقق کار کردهای ضروری با حداقل هزینه کل است و می تواند نتایج زیر را به بار آورد:
بهبود کیفیت پروژه،
استفاده از خرد جمعی در حل مسایل،
ارائه راه حل برای مسایل و دشواری های پیش آمده،
کاهش زمان انجام پروژه،
کاهش هزینه های سرمایه گذاری پروژه،
کاهش هزینه های دوره بهره برداری پروژه ها
مهندسی ارزش و تحلیل ارزش در اکثر موارد مترادف یکدیگر به کار می‌رود ضمن اینکه مهندسی ارزش معمولاً بر طرح یا محصول جدید که در حال تهیه و توسعه است اعمال می شود و تحلیل ارزش در مورد پروژه ها و محصولات موجود صورت می‌گیرد. در اینجا برای تحلیل ارزش و مهندسی ارزش مفهوم یکسانی فرض شده است بدین ترتیب هر دو شیوه می‌تواند برای بهینه ساختن روشهای مدیریتی و در نتیجه استفاده صحیح از منابع انسانی و افزایش خلاقیتها و بالا بردن کارایی سازمان به کار برده شود. سعی بر این است که فرایند مهندسی ارزش بطور خلاصه بیان شود، فرایند مدیریت ارزش معرفی شود و ضمن مقایسه مهندسی ارزش و تحلیل ارزش با مدیریت ارزش، اثر آنها را بر شیوه های مدیریتی بیان شود.
معاونت برنامه ریزی و نظارت راهبردی رییس جمهوری به استناد ماده (23) قانون برنامه و بودجه، ماده (31) برنامه چهارم توسعه اقتصادی، اجتماعی و فرهنگی جمهوری اسلامی ایران، آیین‌نامه استانداردهای اجرایی طرحهای عمرانی و در چارچوب نظام فنی و اجرایی کشور (مصوب 20/04/1385 هیأت‌وزیران به‌شماره 42339/ت 33497 هـ)، دستورالعمل مطالعات مهندسی ارزش در دوره پیش از عملیات اجرا و ساخت از نوع گروه 1 را لازم الاجرا دانسته و الزام نموده که از تاریخ ابلاغ به مورد اجرا گذاشته شود.
مراحل و مشخصات مهندسی ارزش
برنامه کاری مهندسی ارزش ارایه‌ای از رویکردها وعملکرد لازم برای بدست آوردن جواب بهتر و موثرتر برای مساله و شامل شش فاز است. البته به دلیل اینکه اگر نتایج یک مطالعه مهندسی ارزش اجرا نگردد، عملاً هیچ فایده ای نداشته است، بعضی افراد فاز اجرا را نیز جزو فازهای برنامه کاری می دانند.
۱- فاز اطلاعات
۲- فاز تحلیل کارکرد
۳- فاز خلاقیت
۴- فاز ارزیابی
۵- فاز توسعه
۶- فاز ارائه
۷- فاز اجرا
روش حل مسأله مهندسی ارزش را می توان در فرایند های مدیریتی، طراحی، صنعت ساخت، تولید، بهره برداری و نگهداری به کار گرفت.
در پروژه های صنعت ساخت، مهندسی ارزش را می توان در تمامی مراحل دوره عمر پروژه به کار برد.
اجرای مطالعات مهندسی ارزش در مراحل اولیه طرح ( برنامه ریزی و طراحی مفهومی ) منجر به بیشترین دستاورد، با صرف حداقل منابع می شود. این مطالعات می تواند موارد زیر را شامل شود :
تحلیل و بررسی معیارهای طراحی بر مبنای کارکردهای پایه
مرز بندی میان نیازها و خواسته ها ونیز تعیین زمینه های پر هزینه
مقایسه سطح عملکرد مورد نیاز با سطح عملکرد طراحی
به چالش طلبیدن حاشیه های ایمنی و احتمالات و ارزیابی آنها به منظور حصول اطمینان از قرار داشتن در حدود مورد نیاز
شناسایی زمینه های پر هزینه و خلق ایده ها و گزینه هایی برای تحقق ارزش بهتر
اطمینان از قرار گرفتن هزینه های طرح ارائه شده در محدوده بودجه موجود بدون کاهش سطح عملکرد و کیفیت مورد نظر
بررسی نیازهای استفاده کننده و منظور کردن این نیازها در تبیین معیارهای طراحی
خلق ایده هایی که کار کردهای مورد نیاز را با حداقل هزینه کل (سرمایه گذاری + هزینه های بهره برداری و نگهداری ) امکان پذیر سازد
نقد و بررسی رویه های مرسوم طراحی و اجرا
تعیین بهای هر کارکرد و نه بهای یک مؤلفه، تعیین ارزش ( نسبت بها به هزینه ) به عنوان مشخصه اصلی مهندسی ارزش
بهبود ارزش با خلق ایده های جدید به گونه ای که تمامی جنبه های مرتبط از قبیل اقتصاد، زمان ، سهولت اجرا و عملکرد در نظر گرفته شود
حوزه های کاربردی مهندسی ارزش
در آغاز ، این روش فقط در محیطهای سخت افزاری به کار گرفته شد و توسعه یافت . ولی در سالهای اخیر ، این روش در بسیاری از محیطهای جدید و غیر سخت افزاری نیز به کار می رود . مهندسی ارزش در حوزه های مختلف و در ارتباط با محصولات/خدمت گوناگون قابل استفاده است. به عنوان مثال می توان کارکرد های یک برنامه ، پروژه ، سامانه ، محصول ، نوع تجهیزات، خدمات ، تسهیلات ،ساختمان سازی ، دوره آموزشی ، مدیریت سامانه ها و روش ها ، تحلیل خرید ، تخصیص منابع ، بازاریابی و ... را از طریق مهندسی ارزش مورد تجزیه و تحلیل قرار داد . بنابراین روش مهندسی ارزش را می توان در همه جا به کار برد ؛ ولی دامنه کاربرد این روش معمولا توسط ذهنیت کاربران ، محدود می گردد.
فرایند مدیریت ارزش
تجربیات اجرای مهندسی ارزش منجر به تدوین برخی مفاهیم و اصول بنیادی شده است. این اصول بنیادی شامل:
بهره گیری از کارشناسان مجرب و ترجیحاً چند تخصصی برای اعمال تغییرات
اعمال فرصت کافی و محدود مطالعه و بررسی عینی کار جهت تکمیل تدریجی تغییرات از طریق طرح پرسش‌ها بر اساس یک منطق و بهره گیری از آن
برنامه‌ریزی انجام کار
مهندسی ارزش با هدف بررسی و تحلیل تمام فعالیتهای یک طرح، از زمان شکل‌گیری تفکر اولیه تا مرحله طراحی و اجرا و سپس راه اندازی و بهره برداری انجام می‌شود و در چهارچوب مدیریت پروژه، ضمن توجه به تمام اجزای طرح همچنین هیچ بخشی از کار را قطعی و مسلم نمی‌داند و زمان کمتر برای رسیدن به مرحله بهره‌برداری بدون افزودن بر هزینه‌ها یا کاستن از کیفیت کار را تضمین می کند. با آنکه روش مهندسی ارزش را می توان در تمام مراحل یک پروژه اجرایی به کاربست، بیشترین مزایای آن زمانی حاصل می شود که در نخستین مراحل برنامه‌ریزی و طراحی به کار گرفته شود و مناسب‌ترین زمان شروع کار مهندسی ارزش قبل از اجرای طرح و پس از انجام حدود 20 تا 25 درصد کارهای طراحی (مرحله دوم) است. البته برای طرح‌هایی مانند سد و تونل که در ارتباط مستقیم با طبیعت هستند به علت کسب اطلاعات دقیقتر درحین اجراء و یا طرح‌هایی که مطالعات آنها به هنگام نشده، لازم است در مرحله اجراء نیز مهندسی ارزش اعمال گردد.
در فرآیند مهندسی ارزش از یک گروه کارشناس چند تخصصی برای هدفهای زیر استفاده می شود:
با توجه به زمان صرف شده برای مطالعه جهت تجزیه و تحلیل، انتخاب پروژه یا محصول مناسب حائز اهمیت است.
اندازه گیری و مشخص کردن ارزش جاری یک پروژه و محصول یا اجزای تشکیل دهنده آن با توجه به عملکردهایی که نیازها، هدفها و خواستهای یک پروژه را برآورد می سازد.
تدوین و ارزیابی گزینه های جدید برای تخمین یا ارتقای کیفیت بخشهای وابسته با هزینه کمتر.
انطباق گزینه جدید با بهترین راه عملی کردن آن.
گروه مهندسی ارزش از طراحان، پیمانکاران، تحلیل گران ارزش و کارفرمای یک پروژه اجرایی تشکیل می شود. این گروه گرچه در کنار یکدیگر و در پروژه ای واحد کار نمی کنند اما از لحاظ موضوع به یکدیگر مربوط هستند و با زمینه های تخصصی مجموعه نیز آشنایی دارند. تحلیل گر ارزش باید راههای متعادل سازی گروه را دریابد و با آنان همفکری و همدلی کند تا اعضای مجموعه به تفکر مهندسی ارزش نزدیک شوند. تحلیل گر ارزش باید با فراهم آوردن فرصت لازم برای یکایک افراد مجموعه، امکان ارائه دیدگاههای آنان را میسر سازد تا افراد بدون نگرانی از اینکه ممکن است اظهار نظر آنها چندان فنی و عملی نباشد، دیدگاههای خود را مطرح کنند. گاهی بهترین و ارزان ترین راه‌حل‌ها از پیشنهادها و دیدگاههایی که به نظر کم ارزش و سطحی می آیند، حاصل می شود. مهندسان مشاور در جریان طراحی و پس از ارائه طرح به سختی می پذیرند که ارزش داوری را که برای کار خود قایل اند ممکن است با روشهای فنی و عملی که گروه تحلیل ارزش ارائه می دهد، ناسازگاری داشته باشد. گذشته از این، بیشترین اشکالات و نارسایی‌های طراحی در مرحله اجرا پیش می آید، در مرحله ای که بازشدن جنبه های مختلف کاری عوارض پنهان و ناشناخته کار را آشکار می‌سازد و شرایط جدیدی را به طرح تحمیل می کند. یکی از مشکلات کنونی در عرصه اجرایی، دوگانگی بین طراحی و اجرا است. به رسمیت شناختن توانایی های مدیر یا سرپرست کارگاه می تواند کاربست روشهای تحلیل ارزش را تضمین نماید. کارفرما مهم ترین و اصلی ترین جنبه مشارکت کار را در حلقه تحلیل ارزش به عهده دارد.
فرایند مدیریت ارزش با برگزاری کارگاه هایی با حضور عوامل کلیدی مرتبط با پروژه در مقاطع زمانی مشخص از دوره عمر پروژه یا در فرایند بازبینی خدمت یا محصول انجام می‌گیرد. این روش انعطاف پذیر بر پایه فعالیتهای تیمی و تحت سرپرستی تسهیل گر مستقل مهندسی ارزش اجرا می شود.
تفاوت مدیریت ارزش با مهندسی ارزش و تحلیل ارزش
مهندسی ارزش (Value Engineering)، تلاشی است سازمان یافته که با هدف بررسی و تحلیل تمام فعالیتهای یک طرح، (از زمان شکل‌گیری تفکر اولیه تا مرحله طراحی و اجرا و سپس راه اندازی و بهره برداری)انجام می‌شود و به عنوان یکی از کارآمدترین و مهم‌ترین روشهای اقتصادی در عرصه فعالیتهای مهندسی، شناخته شده‌است.
مهندسی ارزش یک فن نظام یافته در رویکرد ارزش (ارزش‌گرایی (VALUISM)) است و در چهارچوب مدیریت پروژه، ضمن اینکه به تمام اجزای طرح توجه میکند، هیچ بخشی از کار را قطعی و مسلم نمی‌داند. هدف مهندسی ارزش، زمان کمتر برای رسیدن به مرحله بهره برداری بدون افزودن بر هزینه‌ها یا کاستن از کیفیت کار است.
مدیریت ارزش ( Value Management ) مفهومی متفاوت و گسترده تر از مهندسی ارزش دارد. مدیریت ارزش یک رویکرد مدیریتی به ارزش است درحالی که مهندسی ارزش یک تکنیک برای افزایش ارزش در یک پروژه یا محصول است ، مانند مدیریت کیفیت که یک رویکرد مدیریتی است و مهندسی کیفیت که مجموعه ای از تکنیک ها برای حل مسئله های کیفیت و بهبود آن می باشد .
در مهندسی ارزش تحقق کارکردهای تعریف شده با حداقل هزینه (یا هزینه دوره عمر) دنبال می شود، ولی در تعریف مفهوم واقعی ارزش، تعیین اهداف و حصول اطمینان از کارآیی راه حل های ارائه شده در تحقق اهداف مورد نظر هدف اصلی فرایند مدیریت ارزش است. جهت گیری مدیریت ارزش یافتن پاسخ پرسشهایی است که با "چرا" آغاز می شوند در حالیکه مهندسی ارزش بر یافتن پاسخ در باره سوالاتی درباره " چگونگی " تمرکز دارد. مدیریت ارزش روشی مجرد و منفرد نیست بلکه چارچوبی با قابلیتهای اثبات شده است که بطور نظام مند و سامان یافته روشهای متنوع را برای دستیابی به ارزش بیشتر برای پروژه، محصول یا خدمات بکار می‌گیرد.
مدیریت ارزش فرایندی از بالا به پائین است که پس از شناخت نیازها و اهداف استراتژیک به بررسی علل و ریشه ها می پردازد. نتیجه این فرایند توافق عوامل کلیدی ذینفع در پروژه در مورد نیازها و اهداف پروژه یا خدمت محدوده، کار کردهای اصلی و ریسک است. بعلاوه در این رهگذر فرصتهای نوآوری و خلاقیت نیز شناسایی می گردد. مدیریت ارزش به جای یکایک اجزا و مؤلفه ها، کل پروژه را به صورت یکپارچه مورد توجه قرار می‌دهد.
استاندارد اروپائی مدیریت ارزش را به صورت زیر تعریف کرده است:
«مدیریت ارزش شیوه ای است برای مدیریت که با استفاده صحیح از منابع انسانی، توسعه مهارتها و ترویج هم افزایی و خلاقیت ها به دنبال بیشینه نمودن کارآیی سازمان است».
«مدیریت ارزش در پی انتخاب درست پروژه و مهندسی ارزش به دنبال انجام درست پروژه است».
تعریف انجمن مهندسی ارزش آمریکا (SAVE) بدین صورت است که :
«مهندسی ارزش مجموعه تکنیک های نظام مند و کاربردی است که برای تشخیص کارکرد یک محصول /خدمت و تولید (انجام ) آن کارکرد ها با حداقل هزینه است.»
ارتباط مدیریت ارزش با مهندسی ارزش و تحلیل ارزش
مدیریت ارزش یک سامانه یکپارچه از مدیریت پروژه و کنترل است بطوریکه پیمانکار و مشتری قادر به نظارت پیشرفت یک پروژه بر حسب هزینه، زمانبندی و تکنیکهای اندازه گیری عملکرد بطور یکپارچه باشند. بر اساس فرایند مدیریت ارزش تمام فرایندهای مهندسی ارزش و تحلیل ارزش در چرخه عمر پروژه از زمان طراحی ایده و امکان سنجی اولیه طرح تا زمان بهره برداری و پایان عمر پروژه و در مراحل مختلف طراحی به گونه ای با هم ارتباط دارند و در طول یکدیگر قرار دارند که جدایی و تفکیک آنها موجب ناکارآمدی هر دو فرایند مدیریت ارزش و تحلیل ارزش خواهد گردید.
مدیریت ارزش نقش تعیین کننده در پاسخگویی به سؤالات زیر دارد
آیا از زمانبندی جلوتر یا عقب تر هستیم ؟
چه مقدار مؤثر از زمان استفاده کرده ایم ؟
آیا از بودجه بالاتر یا پائین تر هستیم ؟
چه مقدار مؤثر از منابع استفاده کردیم ؟
هزینه تکمیل پروژه چقدر است؟
با چه مقدار بودجه بالا یا پائین کار به اتمام می رسد؟
پس از به کار گیری سامانه مدیریت ارزش برای یک پروژه و روشن شدن اینکه از زمان بندی جلوتر یا عقب تر از بودجه هستیم، مدیر پروژه می تواند با استفاده از مدیریت ارزش مشخص کند که:
مشکلات کجا اتفاق می افتد؟
آیا مشکلات ایجاد شده بحرانی هستند یا خیر؟
برای جبران عقب ماندگی چه باید کرد؟
مدیریت ارزش در حقیقت شیوه مدیریتی است که تمرکز آن بر محیط شرکت به گونه ای است که بطور مستمر کارکنان را در فرایند ایجاد افزایش ارزش در گیر میکند. مدیریت ارزش باعث می شود که دیدگاه شرکت به سمت تولید ارزش افزوده معطوف گردد و در نتیجه در فرایند کاری شرکت عملاً تحول ایجاد شود. مدیریت ارزش یک فرایند خطی نیست. در این روش شاخصهای مختلف و متعددی مطرح می گردد و در نتیجه این توانایی را به شرکت می‌دهد که بتواند به عنوان ارائه کننده ارزش افزوده به کار فرمایان، صاحبان سهام، تولیدکنندگان و نیز شرکای مالی مختلف بطور توأمان عمل کند.
موانع فکری به کارگیری مهندسی ارزش در ایران
مهندسی ارزش از جمله کاراترین تکنیک های مهندسی کیفیت است که همزمان به تمامی اهداف کاهش هزینه ، افزایش کیفیت و رضایت مشتری دست می یابد . اما برای نیل به این اهداف ، مشکلات زیادی وجود دارد و فرد باید با مشکلات پیش رو ، آشنایی داشته و آماده مقابله با آنها باشد . برخی از تفکراتی که مانع به کارگیری و پیاده سازی مهندسی ارزش می شود بدین صورت :
1- مهندسی ارزش برای شرکت های کوچک در اولویت نیست. در صورتی که شرکت های کوچک ، موقعیت بهتری برای انجام این کار دارند .
2- مهندسی ارزش را برای محصولات دارای اندازه ، کیفیت ، کاربرد ، هدف و قیمت های متفاوت نمی توان به کار برد.
3- مهندسی ارزش در شرکتی که درصد بالایی از قطعات آن خریداری می گردد ، عملی نیست.
4- مهندسی ارزش، کاربردی در تولید محصولات با تکنیک بالا- که برای اولین دفعه تولید می شوند – ندارد. این دیدگاه ها در مورد مهندسی ارزش اشتباه است زیرا مفهوم مهندسی ارزش همانند هر تکنیک خوب حل مشکل ، ما را به تصمیم گیری های مدیریتی راهنمایی می کند.
نتیجه گیری
مهندسی ارزش در پروژه های اجرایی با توجه به پیچیدگی کارها به ویژه در طرحهای بزرگ اجرایی می‌تواند به ابزار بی چون و چرای مدیریت در کنترل هزینه ها تبدیل شود. هدف این روش، از میان برداشتن یا اصلاح هر چیزی است که موجب تحمیل هزینه های غیر ضروری می شود بدون اینکه آسیبی به کار کردهای اصلی و اساسی طرح وارد آید. یک تحلیل گر ارزش باید راههای متعادل سازی گروه را در یابد، با آنان همفکری و همدلی کند تا اعضای مجموعه به تفکر مهندسی ارزش نزدیک شوند. تحلیل گر ارزش باید با فراهم آوردن فرصت لازم برای یکایک افراد مجموعه، امکان ارائه دیدگاههای آنان را میسر سازد تا افراد بدون نگرانی از اینکه ممکن است اظهارنظر آنان چندان عملی و فنی نباشد، دیدگاههای خود را مطرح کنند.
منابع
1. بخش نامه 97710/100 مورخ 16/10/87، معاونت برنامه ریزی و نظارت راهبردی رییس جمهور.
2. S.S.IYER. روش به کارگیری مهندسی ارزش، جبل عاملی و میر محمد صادقی، محمد سعید و علیرضا، چاپ اول، تهران، انتشارات فرات، 1380.
3. انجمن مهندسی ارزش ایران، خبرنامه داخلی، پیش شماره 1و 2.
4. Dell`Isola, Alphons, Value engineering:practical approach,R. S. Means company,Inc. , 1997.