با توجه به برنامه ریزی انجام شده در شرکت سهامی نمایشگاه ها در نمایشگاه سال جاری، مشارکت کنندگان مجازند پیمانکار غرفه سازی غرفه خود را صرفا از فهرست مورد تایید نمایشگاه انتخاب نمایند (این فهرست در سایت نمایشگاه در بخش پیمانکاران قرار گرفته است)
ضمنا روند تایید نقشه برای غرفه سازان کاملا به صورت الکترونیک انجام می شود و نیازی به مراجعه حضوری نمی باشد. برای این امر لازم است غرفه سازان محترم به سامانه طراحی شده توسط انجمن غرفه سازان مراجعه نمایند (http://esbatonline.ir) و مراحل را طی نمایند. لینک ورود به این سامانه روی سایت نمایشگاه قرار گرفته است.
با توجه به دریافت هزینه برق در هنگام ثبت نام مشارکت کنندگان نیازی به پرداخت وجهی به عنوان هزینه برق در هنگام تایید نقشه ندارند.
براساس قوانین، لازم است غرفه سازانی که عضو انجمن غرفه سازان نیستند براساس متراژ هر غرفه، مبلغی را به عنوان تضمین حسن انجام کار ورعایت قوانین غرفه سازی شرکت سهامی نمیاشگاه ها نزد مجری نمایشگاه سپرده نمایند. این مبلغ حداکثر یک ماه بعد از نمایشگاه و در صورت عدم تخلف در ساخت غرفه به شرکت های غرفه ساز عودت می شود.
مشارکت کنندگان دقت نمایند بعد از این تاریخ به ازای هر روز تاخیر مبلغ 300 هزار تومان بابت جریمه تاخیر توسط ستاد برگزاری دریافت می گردد.